SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS

MAKALAH ASKEB V

TENTANG

SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS

D

I

 S

U

S

U

N

 OLEH :

RIZKY RAHMADHANI

0112042

DOSEN PEMBIMBING :

YULIARNI S.SIT. MPH

PRODI DIII KEBIDANAN

STIKES LENGGOGENI PADANG

2013/2014

BAB I

PENDAHULUAN 

1.1          Latar Belakang

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan.

Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.

Sesuai dengan sistem kesehatan nasional, upaya kesehatan diselenggarakan melalui upaya kesehatan puskesmas, peran serta masyarakat dan rujukan upaya kesehatan. Puskesmas mempunyai fungsi sebagai penembangnya peran serta masyarakat, pusat pembinaan kesehatan masyarakat dan pusat pelayanan kesehatan masyarakat. Dalam rangka membina petugas puskesmas untuk bekerjasama dalam tim sehingga dapat melaksanakan fungsi puskesmas dengan baik, telah dikembangkan Lokakarya Mini Puskesmas.¹

Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan di komunitas mengacu kepada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) yang disyahkan dengan Keputusan Menteri Kesehatan No. 63/Menkes/II/1981 dan Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/V/1996.

Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelolaa kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (didalam dan diluar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolan upaya kesehatan masyarakat.²

1.2          Tujuan

1.       Mengetahui pengertian dari pencatatan dan pelaporan

2.      Mengetahui tujuan, manfaat dari pencatatan dan pelaporan

3.      Mengetahui batasan-batasan pencatatan dan pelaporan dalm suatu

   kegiatan

4.      Mengetahui ruang lingkup pencatatan dan pelaporan

5.      Mengetahui dan memahami pengelolaan dari pencatatan dan pelaporan

1.3          Manfaat

1.    Penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan selama pendidikan

2.  Pembaca dapat memahami isi dari makalah

BAB II

PEMBAHASAN

2.1               Pengertian  Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)

SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas (termasuk Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling, bidan di Desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat (Ahmad, 2005).

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang ditetapkan melalui SK MENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi, Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok Puskesmas.

Menurut Yusran (2008) Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja puskesmas. Sistem pelaporan ini ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung manajemen kesehatan (Tiara, 2011).

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan sumber pengumpulan data dan informasi ditingkat puskesmas. Segala data dan informasi baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat serta sebagai bahan laporan untuk kebutuhan. Menurut Bukhari Lapau (1989) data yang dikumpul oleh puskesmas dan dirangkum kelengkapan dan kebenaranya. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ialah laporan yang dibuat semua puskesmas pembantu, posyandu, puskesmas keliling bidan-bidan desa dan lain-lain yang termasuk dalam wilayah kerja puskesmas (Syaer, 2011).

Perencanaan yang telah disusun dari tiap-tiap upaya kesehatan pokok puskesmas sehingga dapat di hindarkan terjadinya tumpang tindih dalam pelaksanaan kegiatannya.³

2.2               Tujuan SP2TP

Tujuan Sistem Informasi Manajemen di Puskesmas adalah untuk meningkatkan kualitas manajemen Puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan informasi lain yang menunjang. Tujuan dimaksud dapat terwujud apabila: (Ahmad, 2005).

1)      Data SP2TP dan data lainnya diolah disajikan dan diinterprestasikan sesuai dengan petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP.

2)      Pengolahan, analisis, interprestasi dan penyajian dilakukan oleh para penanggung jawab masing-masing kegiatan di Puskesmas dan mengelola program disemua jenjang administrasi.

3)      Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data SP2TP dan sumber lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, dan tidak ada perubahan) dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka seperti jumlah, persentase dan sebagainya.

2.2.1 Tujuan Umum

Tujuan umum dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ini ialah data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik  dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. Adapun tujuan umum ialah: (Syaer, 2011).

1.   Tersedianya  data secara akurat yang meliputi segala aspek.

2.   Terlaksananya pelaporan yang secara teratur diberbagai jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang berlaku.

3.   Digunakan data tersebut sebagai alat pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan rencana dalam bidang program kesehatan.⁴

2.2.2 Tujuan Khusus

Tersedianya data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik  dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.⁵

2.3               Manfaat Pencatatan Dan Pelaporan

1.    Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan Kabupaten/kota

2.  Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam   rangka   pengembangan tenaga kesehatan

3.  Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan

4.   Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

2.4             Batasan Pencatatan Dan Pelaporan

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :

·         Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.

·         Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.

·         Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.⁶

2.5             Ruang Lingkup Pencatatan Dan Pelaporan

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup:

1.    Umum dan demografi

2.    Sarana fisik

3.    Ketenagaan

4.    Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung

Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah posyandu dan sasaran program.⁷

2.6             Pelaksanaan Pencatatan Dan Pelaporan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut ² :

·       Rekam kesehatan keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas.Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.

·       Kartu rawat jalan

kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

·       Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.

·       Kartu ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.

·       Kartu anak

Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.

·       KMS balita dan anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.

·       KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.

·       KMS usia lanjut

KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.

·       Register

Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.

Ada beberapa jenis register sebagai berikut :

• Nomor indeks pengunjung puskesmas

• Rawat jalan
• Register kunjungan
• Register rawat inap
• Register KIA dan KB
• Register kohort ibu dan balita
• Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
• Register penimbangan batita
• Register imunisasi
• Register gizi
• Register kapsul beryodium
• Register anak sekolah
• Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit. 

2.7             Bentuk Pencatatan

Bentuk Pencatatan Meliputi :

Catatan Tradisional :   berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan oleh pencatat   secara tidak sistematis, tidak lengkap, dan biasanya berupa catatan harian.

Catatan Sistematis:  menggambarkan pola keadaan, masalah, dan langkah pemecahan masalah.²

Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :

1.    Catatan Individu (Catatan Ibu, Bayi, Dan Balita);

2.    Catatan Keluarga (Kesehatan Keluarga Tertentu);

3.    Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survei komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak balita).

Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :

1.    Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;

2.    Catatan Pelayanan Kesehatan KB;

3.    Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;

4.    Catatan Imunisasi;

5.    Catatan Kunjungan Rumah;

6.    Catatan Persalinan;

7.    Catatan Kelainan;

8.    Catatan Kematian Ibu Dan Bayi; Dan

9.    Catatan Rujukan.

Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :

1.    Catatan Awal/Masuk;

2.    Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan Pelayanan;

3.    Catatan Pindah; Dan Catatan Keluar.

2.8             Mekanisme Pencatatan

Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung

1.    Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas

           Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian.

2.    Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas

            Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan progam yandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Pencatatan dan Pelaporan ini menggunakan kartu register dan kartu murid. 
            Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disebut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke dinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkankembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam. Namun sejak otonomi daerah dilaksanakan puskesmas tidak punya kewajiban lagi mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan Pusat tetapi dinkes kabupaten/kota lah yang berkewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Departemen Kesehatan Pusat.⁷

2.9             Pelaporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.²

Formulir Laporan dari Puskesmas ke kabupaten

1. Laporan Bulanan

§   Data Kesakitan (LB 1)

§   Data obat-obatan (LB 2)

§  Data kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)

2. Laporan Sentinel

Berikut adalah bentuk laporan sentinel.

·         Laporan bulan sentinel (LB 1S)

Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap kab/kota dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan kab/kota, Dinas kesehatan provinsi dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).

·         Laporan bulanan sentinel (LB 2S)

Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan

3. Laporan Tahunan

Laporan tahunan meliputi :

·         Data dasar puskesmas (LT-1)

·         Data kepegawaian (LT-2)

·         Data peralatan (LT-3)

2.10          Alur Pelaporan

Laporan dari Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I dan Kanwil Depkes Propinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP.²

Laporan tersebut meliputi sebagai berikut :

1.    Laporan Triwulan :

ü Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 1

ü Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 2

ü Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 3

ü Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 4

2.    Laporan Tahunan :

ü Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 1

ü Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 2

ü Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 3

2.11          Frekuensi Laporan

1.    Laporan Triwulan

Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini :

·         Kepala Dinas Kesehatan Dati I

·         Kepala Kantor Wilayah Depkes Provins

·         Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

2.    Laporan Tahunan

Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini ⁴ :

·         Kepala Dinas Kesehatan Dati I

·         Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi

·         Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

2.12          Mekanisme Pelaporan

1.     Tingkat Puskesmas

a.       Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas.

b.      Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa.

c.       Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP.

d.      Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

2.     Tingkat Dati II

a.       Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.

b.      Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.

c.       Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program.

d.      Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 ( dalam bentuksoft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I, Kanwil Depkes Provinsi, dan Departemen Kesehatan.

3.     Tingkat Dati I

a.       Pengolahan dan pemamfaatan data SP2TP di Dati I mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II.

b.      Laporan dari Dinkes Dati II, diterima oleh Dinkes Dati I dan Kanwil Depkes dalam bentuk soft file diteruskan ke pelaksana untuk dikompilasi/direkapitulasi.

c.       Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program Dati I untuk diolah dan dimamfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.

4.     Tingkat Pusat

Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimamfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.⁵

2.13            Metode Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas.⁴

BAB III

PENUTUP

3.1         Kesimpulan

Program pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SP2TP  dapat  juga membantu dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan, bahkan kehadiran sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai suatu hal yang cukup membebani petugas puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah-masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis.

3.2         Saran

Diharapkan kepada seluruh tenaga kesehatan (terutama bidan yang ditempatkan di puskesmas) agar lebih memperhatikan pembuatan laporan puskesmas. Sehingga dapat diperoleh data yang akurat untuk memantau kesehatan masyarakat.